Datenschutzerklärung der HEART Academy

I Einleitung
Wir freuen uns, dass Sie unsere Lernplattform HEART Academy besuchen. Gerne informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung DSGVO zustehen. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung ist uns ein wichtiges Anliegen. Ihre Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften geschützt.

II Allgemeiner Teil
1. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Für die Datenverarbeitung ist Beschäftigungs- und Qualifizierungsgesellschaft in Bochum mbH (im Folgenden: bobeq) verantwortlich. Die für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle erreichen Sie unter:

Beschäftigungs- und Qualifizierungsgesellschaft in Bochum mbH
Schulstraße 16
44866 Bochum

Vertreten durch: Marc-André Schaaf – Geschäftsführer

2. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
Arbeiterwohlfahrt Bezirk Westliches Westfalen e.V.
Georg Karl Bittorf
Kronenstraße 63-69
44139 Dortmund

Telefon: 0231 5483-407
E-Mail: georg.bittorf@awo-ww.de

3. Begriff der Datenverarbeitung
Der Begriff der Datenverarbeitung bedeutet im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“) Folgendes: Datenverarbeitung steht für jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung. (Art. 4 Nr. 2 DSGVO).

4. Ort der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich innerhalb der Europäischen Union.

5. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Soweit Sie uns personenbezogene Daten zur Verfügung stellen, verwenden wir diese nur zum Zwecke der gezielten Aus- und Weiterbildung.

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 (1) a der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 (1) b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.
Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 (1) c DSGVO als Rechtsgrundlage.
Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 (1) f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

6. Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten
Wir treffen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem Stand der Technik, um sicherzustellen, dass die Vorgaben des europäischen und nationalen Datenschutzrechts eingehalten werden und um damit die durch uns verarbeiteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.

7. Verwendung von Cookies
Beim Aufruf der einzelnen Seiten werden temporäre Cookies zur Erleichterung der Navigation gespeichert. Diese beinhalten keine personenbezogenen Daten und verfallen automatisch nach Ablauf der Sitzung.

8. Ihre Rechte

8.1 Recht auf Auskunft
Sie können von uns jederzeit Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Sie haben das Recht, eine Kopie der Daten zu erhalten, die wir von Ihnen verarbeiten.

8.2 Recht auf Berichtigung, Recht auf Löschung
Sie haben das Recht, die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen. Sie haben zudem das Recht, die Löschung Sie betreffender personenbezogener Daten von uns zu verlangen. Dies gilt, sofern und soweit diese für den Verarbeitungszweck nicht mehr erforderlich sind, wenn Sie Ihre Einwilligung, aufgrund derer die Verarbeitung erfolgte, widerrufen oder einer Verarbeitung widersprochen haben und wenn es an einer anderen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt oder wenn die Verarbeitung unrechtmäßig erfolgt ist. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten auf Ihren Wunsch hin löschen, wenn wir diese Daten nicht zwingend zur Vertragserfüllung benötigen oder zu deren Aufbewahrung gesetzlich verpflichtet sind.

8.3 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn (a) Sie die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestreiten und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen; (b) die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen; (c) wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder (d) Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe auf Seiten von der bobeq gegenüber denen auf Ihrer Seite überwiegen.

8.4 Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung zu übermitteln, sofern (a) die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 Buchst. a) DSGVO oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. b) DSGVO beruht, und (b) die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt. Soweit dies technisch machbar ist, haben Sie dabei das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von uns an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden.

8.5 Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) oder f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir werden Ihre vom Widerspruch erfassten Daten dann nicht mehr verarbeiten, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

8.6 Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich mit einer Beschwerde an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden und etwaige Verstöße gegen die maßgeblichen Bestimmungen des Datenschutzrechts geltend zu machen. DSGVO i.V.m. § 19 BDSG). Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-999
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

8.7 Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung
Sie haben das Recht, jederzeit eine von Ihnen erteilte Einwilligung in die Datenverarbeitung formlos und ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Bitte richten Sie sämtliche Anfragen in Bezug auf die Geltendmachung Ihrer Rechte per E-Mail an info@bobeq.de.

III. Besonderer Teil

9. Betrieb der Lernplattform

9.1 Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten
Die bobeq erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Betrieb der HEART Academy.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer zum Zwecke der gezielten Aus- und Weiterbildung.

9.2 Umfang der Datenverarbeitung
Die folgenden Daten werden erhoben und in Ihrem Sinne zur Auslieferung von Webseiten verwendet und in Form von Logfiles für eine begrenzte Zeit gespeichert, um eventuelle technische Probleme analysieren zu können:

• Datum und Uhrzeit: Hieran können wir eine zeitliche Zuordnung machen und nutzen dies, um z.B. technische Probleme zu lokalisieren
• IP-Adresse: Die Erhebung der IP-Adresse ist notwendig, damit der Webserver Ihnen die gewünschten Daten schicken kann. Im Logfile wird die IP-Adresse gespeichert
• Die von Ihnen durch die Nutzung des Systems angeforderten Daten, wie z.B. welche Datei haben Sie angefordert und in welchem Unterverzeichnis liegt diese
• Der Port, über den Sie die Daten anfordern: Diese Information wird durch Ihren Browser automatisch verschickt. Über diesen Port erhalten Sie die gewünschte Webseite
• Die verweisende Webseite: Einige Browser senden bei jedem Aufruf auch die URL der zuvor genutzten Webseite
• Name des Browsers, mit dem Sie den Aufruf durchführen: Diese Information wird durch Ihren Browser automatisch verschickt. Wir nutzen diese Informationen möglicherweise, damit die Inhalte optisch optimal dargestellt werden können und/oder um technische Probleme browserspezifisch lösen zu können
• Der Status des Abrufes: Hieran können wir erkennen, ob die gewünschte Webseite existiert und erfolgreich an Sie ausgeliefert werden konnte
• Diverses: Der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass Ihr Browser möglicherweise noch zusätzliche Daten an unseren Webserver schickt (Bildschirmauflösung, PlugIns, etc.). Hierauf haben wir naturgemäß keinen Einfluss. Diese Daten werden nur in Ausnahmefällen von uns gespeichert und ausgewertet

Auf der Lernplattform werden ab der Registrierung als Nutzer von Ihnen eingegebene oder mit Ihrer Nutzung automatisch anfallende Daten verarbeitet. Soweit diese auf Ihre Person verweisen, handelt es sich um personenbezogene Daten. Darum gelten auch für die Lernplattform die einschlägigen datenschutzrechtlichen Regelungen. Diese verlangen vor allem die eingehende Information über Art und Umfang der Erhebung von personenbezogenen Daten und Art und Weise ihrer weiteren Verarbeitung.

Folgende Daten werden erhoben und verarbeitet:

• Name, Vorname: Zur Identifikation, persönlichen Ansprache und Erstellung eines persönlichen Zertifikats
• E-Mail Adresse: Kontaktmöglichkeit
• Personalnummer: Zur eindeutigen Benutzeridentifikation
• Unternehmen, Einsatzart und Kostenstelle: Zur Schlüsselung des Bildungsangebots; angebotsabhängige Abrechnung
• Eintritts- und Austrittsdatum: Zur Verwaltung und Zuschlüsselung von Trainingsangeboten und für Löschfristen
• Teilnahme an Trainings: Grundlage des Trainingsmanagements
• Beurteilung: Für die Durchführung von Wirksamkeitsanalysen, Unterscheidung zwischen bestanden und nicht bestanden
• Abschlusstestergebnisse: Erfassung zur Absicherung bei Selbstlernkursen, um Nachweise (Zertifikate) ausgeben zu können
• Bearbeitungsdauer und Anzahl der Aufrufe von Schulung oder Fortbildung

Dazu kommen ggf. von Ihnen selbst eingegebene Daten:

• Anrede
• Telefonnummer
• E-Mail Adresse

Über die in der Anmeldung angegebenen Informationen hinaus protokolliert die der Lernplattform zugrundeliegende Software cate Zugriffsdaten. Insbesondere wird erfasst, zu welcher Zeit welche Nutzer auf welche Bestandteile der Lehrangebote zugegriffen haben. All diese Daten sind der Administration und ggf. den Organisatoren der Lernplattform zugänglich. Sie dienen ausschließlich der Durchführung der jeweiligen Aus- oder Weiterbildungsmaßnahmen.

9.3 Weitergabe personenbezogener Daten

• P&I Loga
  Die erhobenen Daten in der HEART Academy werden zur weiteren Verarbeitung an das Personalführende System P&I Loga weitergeleitet.
• Referenten
  Zur Vorbereitung und Koordinierung von Seminaren und Trainings kann es notwendig sein, dass Ihre notwendigen Daten (z.B. Vorname, Nachname) im Vorfeld einer Veranstaltung an externe Referenten weitergegeben werden.
• CaT Concepts and Training GmbH
  Als Betreiber der Lernplattform hat der Anbieter die CaT Concepts and Training GmbH Zugriff auf Ihre Daten zur technischen Bereitstellung der Plattform.

9.4 Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO, soweit es die Bearbeitung Ihrer konkreten Anfragen anbelangt, sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO, soweit es um die effiziente und nutzerfreundliche Ausgestaltung unserer Plattform geht.

9.5 Dauer der Datenverarbeitung
Die bobeq verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten nur in dem jeweils erforderlichen Umfang. Wenn die erhobenen Daten zu den genannten Zwecken nicht mehr benötigt werden, wird die bobeq diese löschen. Dies ist bei Logfiles der Fall, wenn Ihre jeweilige Sitzung beendet wird. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es zur Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten erforderlich ist.

9.6 Widerruf der Einwilligung
Die Verarbeitung Ihrer Daten zur Bereitstellung der Lernplattform ist zwingend erforderlich. Ein Widerruf bei gleichzeitiger Nutzung der Lernplattform ist daher nicht möglich.

IV SCHLUSSBESTIMMUNGEN

10. SALVATORISCHE KLAUSEL
Sollten einzelne Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung nichtig sein, so wird hierdurch die Rechtsgültigkeit im Übrigen nicht berührt. An die Stelle der nichtigen soll eine gültige Bestimmung treten, die dem Sinn der Datenschutzerklärung gemäß und durchführbar ist.

11. STAND
Wir werden diese Datenschutzerklärung aktualisieren, sofern dies aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen erforderlich wird. Ihnen wird die aktualisierte Datenschutzerklärung automatisch bei Ihrer ersten Anmeldung nach Publikation der aktualisierten Datenschutzerklärung zur Kenntnisnahme und Zustimmung angezeigt.

Stand: April 2026